Tổng đài ảo là gì, lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp như thế nào?

1. Tổng Đài Ảo Là Gì?

Tổng đài ảo hay còn gọi bằng những cái tên như Tổng đài Cloud, Tổng đài VoIP là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ tại trung tâm dữ liệu và được cung cấp qua internet. Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại Analog truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập mọi thứ.

Những ưu điểm, lợi ích của tổng đài ảo.

• • Doanh nghiệp không phải bỏ chi phí quá lớn để xây dựng hệ thống.

• • Tổng đài ảo được quản lý dẽ dàng trên giao diện web và không cần thuê nhân viên kỹ thuật tổng đài quản lý.

• • Không cần nhân viên bảo trì, nâng cấp hệ thống. Tổng đài ảo sẽ được năng cấp, bảo trì từ động.

• • Tổng đài ảo dễ dàng mở rộng và cung cấp API kết nối đến các phần mềm CRM, ERP bên ngoài.

• • Nhân viên kỹ thuật hỗ trợ 24/7

2. Lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp như thế nào?

Đối với những tổng đài analog thông thường, việc đăng ký và lắp đặt khó có thể quy ra thành các bước cụ thể. Bởi chúng có cấu tạo phức tạp và rườm rà. Có khi phải mất đến vài ngày để hoàn thành xong hệ thống này.

Còn riêng với tổng đài ảo, bạn có thể hoàn toàn yên tâm. Mọi công đoạn chỉ gói gọn trong 5 bước và hoàn thành chưa đến 1 giờ đồng hồ.

Thủ tục đăng ký tổng đài ảo như thế nào?

• • Bước 1: Chọn gói cước tổng đài ảo phù hợp

• • Bước 2: Chọn đầu số để gọi đi và gọi đến

• • Bước 3: Bạn có thể tự tay lên kịch bản lời chào, phân chia các các cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên để dễ dàng quản lý nhân viên.

• • Bước 4: Chọn thiết bị điện thoại bàn IP Phone để nghe gọi

• • Bước 5: Kích hoạt dịch vụ , bàn giao và hướng dẫn sử dụng.

Khi có đầy đủ thông tin, dịch vụ tổng đài ảo sẽ làm nhiệm vụ kích hoạt. Sau đó sẽ thiết lập dịch vụ dựa trên yêu cầu đã trao đổi trước đó với doanh nghiệp. Quá trình hướng dẫn sử dụng chỉ được xem là hoàn tất khi người sử dụng nắm được toàn bộ chức năng.

Sau khi đã được tư vấn, hoàn thành các thỏa thuận giữa 2 bên. Sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Sau đó nhân viên của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ tiến hành lắp đặt và bàn giao.